A digitális átalakulás útjára lépni egy összetett folyamat, állandóan változó célokkal – a digitális transzformáció nem olyasmi, ami egyszer csak megtörténik és befejeződik. A Process Solutions (PS), Magyarország vezető könyvelési szolgáltatásokat nyújtó vállalata pontosan tudja, hogy ez egy folyamatosan alakuló célok és erőfeszítések összessége, amely mindig változó folyamatokat, embereket és technológiát foglal magában.

A digitális átalakulás nem csak a legújabb technológiákról szól, mint például az AI (mesterséges intelligencia) vagy a felhőalapú számítástechnika – hanem mélyen összefonódik az emberekkel, akiket érint. A digitalizáció emberi oldalának figyelembevételére fordított erőfeszítések felbecsülhetetlen értéket képviselnek minden digitalizációs törekvésnél, különösen az emberi szaktudásra és elkötelezettségre építő szektorokban, mint a könyvelési és bérszámfejtési szolgáltatók.

A PS legújabb cikkében a fókuszt az időhorizontra helyezi, amelyen belül kitűzzük céljainkat és meghatározzuk cselekvéseinket. Milyen jó gyakorlatok vannak rövid és hosszú távon? Kell-e egyáltalán különbséget tenni, és ha igen, milyen előnyökkel jár?

A rövid stratégiai célok integrálása a hosszú távú stratégiai célokba

A digitális átalakulást hagyományosan hosszú távú célokkal rendelkező stratégiai kezdeményezésnek tekintik, mint például a PS-nél a szállítószámla feldolgozás automatizációja. Ugyanakkor a hosszú távú perspektíva mellett a rövid távú, agilis célokkal való kiegyensúlyozás szükséges a sikerhez. A rövid távú sikerek nemcsak azonnali elégedettséget nyújtanak, hanem az alacsonyabb szintekről felfelé irányuló elköteleződést is biztosítják, megalapozva a folyamatos fejlődést és a digitális eszközök szélesebb körű integrációját.

A rövid távú digitalizációra való összpontosítás területén a hatékony és eredményes előrehaladás biztosítása érdekében sokféle jellemző lép életbe. Ezek közül a legfontosabb három a következő:

1. Folyamatos fejlesztési módszertanok integrálása

Az egyik kulcsfontosságú elem a folyamatos fejlesztési módszerek – például a Six Sigma vagy a Lean – zökkenőmentes integrációja a digitalizációs erőkkel. Ez nemcsak racionalizálja a folyamatokat, hanem a szervezeti kultúrán belüli folyamatos fejlesztési gondolkodásmódot is meghonosítja. Egyes megoldások, mint például az RPA (robotizált folyamatautomatizálás) hetek alatt megvalósítható, és az okos adatelemzési fejlesztések is gyorsan bevezethetők a meglévő jelentéstételi rendszerekbe.

2. Az alkalmazások lokalizálása

Nem kell mindennek holisztikusnak és széles körűnek lennie. Fontos azonban konkrét csapatok, folyamatok vagy szolgáltatási vonalak megcélzása is. Az ilyen kezdeményezések lehetővé teszik azonnali előnyök realizálását és a kulcsfontosságú érdekeltek támogatásának elnyerését, például a digitális kollaborációs eszközök könnyen korlátozhatók egy csapatra, részlegre vagy folyamatra.

3. Alapozó tudás építése

A rövid távú stratégiai megközelítésnek része az alapvető tudás és ismeretek kiépítése, mielőtt speciális eszközökre térnénk át. Az Excel továbbra is nélkülözhetetlen eszköz a könyvelők és a BPO (Business Process Outsourcing) szolgáltatók számára, és ez a platform kaput nyithat a kifinomultabb digitális megoldásokhoz való bevezetéshez. Az Excel használata gyakran az első sikerélmény forrása a digitalizációban, és lehetőséget ad az automatizálás előnyeinek megtapasztalására.

Néhány példa a rövid távú digitális átalakítási erőfeszítésekre:
 

• Excel-alapú eszközök, például bővítmények vagy makrók

Ezek nagyszerűek a helyi hatékonyság érdekében, mivel lerövidíthetik – vagy akár meg is szüntethetik – a tömegesen monoton feladatokat, amelyeket a legtöbb könyvelő biztosan felismer a hétköznapjaiban.
 

• Kollaborációs (együttműködési) szoftverek kihasználása

A Microsoft Teams például egy nagyszerű platform néhány fájl gyors megosztására, amelyen több ember együtt dolgozhat.
 

• A tudás és a legjobb gyakorlatok megosztása

Még ha nem is kifejezetten a tanítás céljával történik, a tudásmegosztás hajlamos arra inspirálni néhány embert, hogy a jelenlegi környezetükön belül innovatívan, és ne a megszokott sémákban gondolkodjanak.

A hosszú távú digitális átalakítási menetrend

A rövid távú előnyök vonzereje abszolút működik egy digitalizációs kezdeményezés során, azonban a hosszú távú célok, habár jelentős, nagyszabású előnyöket ígérnek, az érdekelteknek bízniuk kell abban, hogy a befektetett erőfeszítések meghozzák a várt eredményeket. A kihívás abból adódik, hogy ezen előnyök realizálódásához időre van szükség, ami próbára teszi az érintettek türelmét és hitét. Ezt felismerve a rövid távú elemek integrálása a digitális átalakítási menetrendbe stratégiai szükségszerűségként jelenik meg. A rövid távú győzelmek kulcsszerepet játszanak az alulról felfelé történő elfogadás biztosításában, a folyamatos fejlődés és a pozitív megerősítés kultúrájának előmozdításában.

A Process Solutions-ről:

A Process Solutions egy dinamikusan bővülő Business Process Outsourcing (BPO) Cégcsoport, amely Európa-szerte 500 ügyfelének, köztük a világ legnagyobb nemzetközi vállalatainak nyújt számviteli, adózási és bérszámfejtési szolgáltatásokat.

További információk ITT olvashatóak!

Cikk Information